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确保库存记录的准确性

为运行ERP系统,库存记录的准确度要求达到95%以上。如何才能达到这样的库存准确度?回答这个问题,要涉及到一些基本的管理原则,要向有关人员提供恰当的工具去做好工作,通过教育和培训教会人们去使用这些工具,并明确人们的职责。这些基本的管理原则包括一丝不苟的工作态度,受限访问的库房,好的事务处理系统和循环盘点制度。

(1)一丝不苟的工作态度。一丝不苟的工作态度是指人在获得和维护库存记录准确性方面的作用。库房人员必须理解库有记录准确性是非常重要的,因此,他们本身的工作是非常重要的。企业必须让这些人员知道:

1)ERP对企业的未来是十分重要的,它将使企业更兴旺,使其工作史可靠。

2)物料需求计划是使ERP正常工作的关键部分。

3)库存记录准确性是使物料需求计划正常工作的关键部分。

4)负责库存记录准确性的人员是非常重要的,他们工作的好坏有着重大的影响。

(2)受限访问的库房。受限访问的库房是确保库存记录准确性的“硬件”部分。在大多数情况下,受限访问的库房是指有一个物理上的可靠区域,面起来而且上锁。这主要涉及到责任问题。为了让库房的工长真正能够对库存准确性负起责任,必须向他提供必要的工具,其中之一就是控制进出库房的能力。也就是说,除了工作需要应限制其他人员访问仓库,然后,库房工长可以理所当然地对库存准确性的结果负责。

(3)好的事务处理系统。好的事务处理系统是获取库存记录准确性的“软件”部分。记录库存事务和更新库存余额数据的系统应当是简明的和反映实际情况的。

简明是指容易理解和容易使用。这样,事务处理类型不应太多。物料的进库和出库是两种事务处理类型。这些事务处理有计划内的,有计划外的,这样就成了四种类型,再加上从一个库房到另一个库房的物料转移,以及其他库存调整。这样,所需要的事务处理类型不超过10种。有些软件包含许多不必要的事务处理类型,造成系统不必要的复杂,难于操作,于是也难于获得和维护库存记录的准确性。应当记住使用这些工具的是库房人员,而不是计算机科学的博七。所以越简明越好。

事务处理系统还应有效地反映库房里出现的真实情况。例如,每当有物料项目进出库时、库存余额记录应当随之更新。库存记录的更新虽然不需要实时处理,但也是相当频繁的,而且应在实际事务发生后立即来做,绝不允许超过24小时才进行处理。

(4)循环盘点。循环盘点是得到并保持库存记录准确性的有效途径,是指每大对库存中的部分物料项月进行盘点,从而使一年中对所有物料项目的盘点次数达到预定的值。对一项物料进行盘点的时间间隔称为该项物料的盘点周期。一年中对某项物料进行盘点的次数,称为该项物料的盘点频率。

循环盘点的目标主要包括以下各点:发现出错原因并消除之;检测系轨运行结果;校正不准确的记录;取消年度库存盘点以及提高循环盘点人员的素质。

发现出错原因,并消除之。每当发现识破错误,就要校正库存记录,同时找出原因。这些原因可能是库存安全没有得到切实保证、软件故障、不合理的规程,也许是对库房人员培训不足等等。

检测系统运行结果。循环盘点可以对工作现状作出评价。定期地给出关于准确性的百分数,可以使人们知道库存记录是否充分准确。确定库存记录数据百分比的方法是以一项物料的实际盘点数为分母,以实际盘点数与库存记录数之差的绝对值分子,得到一个分数。将此分数化为百分数,如不超过计数容限,则认为此项物料的库存记录是准确的,否则认为是不准确的。然后,以物料总数为分母,以库存记录数据准确的物料数为分子,又得到一个分数,再将此分数化为百分数即是库存记录数据准确性的百分比。

校正不准确的记录。当循环盘点的结果和计算机中的记录不相匹配时,那么应重新清点有关项目。如果两次清点的结果相同,则应校正计算机中所存的库有余额记录。

取消年度库存盘点。年度库存盘点一般是出于财务审查的日的。由于库存记录的准确度已达到了95%,所以,年度盘点已无必要,从而可以消除由于年度盘点而造成的停产。

提高循环盘点人员的素质。通过循环盘点,盘点人员能熟练地识别零件,获得精确的记录,调整偏差、找到解决系统错误的方法,使得库存记录更精确。

常见的循环盘点方法有三种,下面分别进行讨论。

1)ABC分类法。物料的ABC分类的依据是 Pareto 定律。 Parcto 是19世纪意大利一位经济学家,他发现当时意大利80%的财宫集中在20%的人手里。后来人们发现很多场合都服从这一规律。于是称之为 Parcto 定律。ERP软件一般都有对物料进行ABC分类的功能。做法很简单,只需将所有物料按使用价值(用量×单位成本)排序,然后按所排次序逐项累加,累加到占总价值80%所涉及的物料属于A类再继续累加占总价值15%的物料属于B类,其余物料属于C类。ABC三类物料的库存记录准确性计数容限不应相同,例如可分别设为1%、2%、5%。盘点周期也不应相同,例如A类物料每月盘点一次;B类物料每季盘点一次;C类物产每半年盘点次。于是得到A、B、C三类物料的盘点频率分别是12、4和2。每天盘点的物料项目数可按如下方法求得：先按类分别求出物料项目书数与相应的盘点频率的乘积，在求出所有这些乘积之和，然后把所得到的的和除以一年的工作日数。按上面设定的盘点频率，我们给出如下一个例子。

2)分区分块。为了提高盘点的效率,将库存项目按所在的区域分组,这种方法常用于分区存放系统以及在制品或中间库存的盘点。对每个区整个盘查一次,并与库存记录相比较,分区管理员以一个固定周期进行盘点。

3)存放地点审查法。通常每个库房内都有很多库位。如果物料放错了地方,正常的循环盘点就不能进行,存放地点审查法用于准确地确定物料的有效地点,使用这种方法时,所有的库位都做了编号,每个盘点周期对确定的物料进行检查,通过对每个库位上的物料代码与库存记录中的进行比较,核实每项物料所在的库位,这种方法是容易实施的,因为它只需要核物料代码而不需要检查物料的数量。

盘点方法的选择取决于库存系统的实际情况,对于快速周转的物料项目，区分块法是有效的方法;对于有许多库位的库房,ABC分类方法和存放地点审查法结合 一起将会更有效。

循环盘点可以当做一项制度,同时也允许在特别需要时做一次物别盘点。

在循环盘点之后,应产生一份循坏盘点报告。报告中包括所盘点的物料的代码、存放地点、度量单位、原记录数量、盘点数量、库存记录准确性百分比等重要信息。如果盘点结果与库存记录之间出现偏差、则要进行分析。如果偏差在计数容限范围之内,则将库存记录调整为盘点结果:如果偏差超出了计数容限,则作出标记,留待进一步处理,其中包括查找出错原因并消除之。

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